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金桥司徒邝法谈 | 浅析公司住所地变更未及时办理变更登记的法律风险

发表时间:2023-10-09

引言

诸君或身边的朋友是否遇到过没有收到法院的开庭传票而被缺席判决,甚至被人民法院强制执行,在财产被法院冻结方才得知成为被告或被执行人。


一个不经意的疏忽,就可能会给公司带来不可估量的损失。


本文只针对公司住所地变更未经登记可能对公司造成的法律风险作浅要分析。


如果君是个人,笔者就商事交易中给予提示,请注意在住所地或经常居住变更时第一时间通知交易相对人,因为大多数合同中都会有“通知和送达”条款,如果地址变更未及时通知另一方,将承担因送达不能的风险。


下面重点就公司住所地变更未经登记存在哪些风险与诸君交流,特别是公司经营主要负责人应当引起足够重视。


一、设立公司是否只能登记一个住所或主要经营场所


公司在设立时,公司住所地是必要记载事项。


公司的设立和经营受住所地的相关行政部门指导、监督,所以在新公司设立时应当向公司所在地的市场监督管理部门提交住所地或主要经营场所地的证明材料。


根据《市场主体登记管理条例》第十六条规定,申请办理市场主体登记,应当提交下列材料:“……;(三)住所或者主要经营场所相关文件;……”注册地址决定了公司所在地的行政管辖区划范围,为了推进市场主体的法治化建设,优化营商环境,维护良好的市秩序,保障市场主体的合法利益,根据新《市场主体登记管理条例》第十一条规定:“市场主体只能登记一个住所或者主要经营场所”。实践中,一些公司设立多个经营场所,与登记的经营场所不一致,或公司住所地变更后未到登记机关办理变更登记,导致实际的住所地与登记机关的地址不一致,将可能会对公司带来风险和损害。


二、住所或主要经营场地变更,办理变更登记是法定义务


公司成立后,因为市场主体根据其经营所处的内部或外部环境的变化可能出现对原住所地进行变更,住所地变更是公司经营的客观需要,但部分公司在住所地变更后,没有在规定的期限内到新住所地的市场监督管理部门办理变更登记,没有意识到未经办理登记对公司今后经营可能带来的法律风险。


首先我们需要知道,住所地变更登记是一项法定事项,是市场主体应当履行的一项法定义务,同时也是为了维护自己今后的合法权益的一项权利。


根据《市场主体登记管理条例》第二十七条规定:“市场主体变更住所或者主要经营场所跨登记机关辖区的,应当在迁入新的住所或者主要经营场所前,向迁入地登记机关申请变更登记。迁出地登记机关无正当理由不得拒绝移交市场主体档案等相关材料。”该条款明确是在变更住所前就必须到迁入地登记机关申请变更登记,原登记机关的法定义务就是向新的住所地登记机关移交主体档案。又根据《市场主体登记管理条例实施细则》第三十五条规定:“市场主体变更住所(主要经营场所、经营场所),应当在迁入新住所(主要经营场所、经营场所)前向迁入地登记机关申请变更登记,并提交新的住所(主要经营场所、经营场所)使用相关文件。”由此,笔者提示公司经营主要负责人,如有公司住所地或主要经营场所变更应当及时办理变更登记。


三、未经办理变更登记,可能面临的法律风险表现


1

未经办理变更登记可能被行政处罚

未经办理变更登记的,首先是市场主体可能无法接受住所地的行政主管部门的指导和监管,不仅伤害公司自身利益,有可能损害不特定社会公众利益,因无法收集市场主体经营信息,对统计经济发展数据会产生影响,从而影响国家政策的制定。


2023年12月31日将正式开始全国第五次经济普查,调查的对象主要是第二、第三产业的市场主体。


所以住所地的变更登记是公司应当履行的法定义务,根据《市场主体登记管理条例》第四十六条规定:“市场主体未依照本条例办理变更登记的,由登记机关责令改正;拒不改正的,处1万元以上10万元以下的罚款;情节严重的,吊销营业执照。”公司经营主要负责人应当提高对变更登记事项的重视,及时对公司住所或主要经营所发生变更时到新址所在地的市场监督管理部门完成变更登记。

2

司法文书无法送达,导致错过应诉和行使抗辩权的最佳时间

根据《民事诉讼法》的规定,送达有直接送达、邮寄送达、电子送达、公告送达等几种方式。在民事诉讼活动中,出现最多的情况,是作为被告一方,因没有收到人民法院送达的诉讼文书错过应拆答辩机会,在强制执行阶段财产信息被人民法院采取强制措施以后才得知自己被别人“告”了,当事人百思不得其解,自己没有开过庭为什么就被人民法院执行了呢。


在咨询过律师之后,当事人到人民法院查询以后得知原因是自己公司的住所地址变更后未到登记机关办理变更登记,导致人民法院的诉讼文书邮寄到原公司住所地无人签收被退回,人民法院采用公告送达后缺席审理了案件。


同时,笔者在此提示,“集群注册”是市场主体住所地改革的重大创新,降低了小微企业的设立成本,但同时也带来了潜在的管理风险,因为大多市场主体在使用托管企业的地址注册后,并不在该址经营,可能导致以上的风险发生。


根据2023年9月1日最新修订的《民事诉讼法》第九十五条规定:“受送达人下落不明,或者用本节规定的其他方式无法送达的,公告送达。自发出公告之日起,经过三十日,即视为送达。”公告送达的期间为30天,前提条件提是人民法院通过其他方式送达不成功的。所以笔者提示公司主要经营负责人,如果人民法院没有通过直接送达、邮寄送达、电子送达等方式而直接采用公告送达的,因送达程序违反法律规定驳夺当事人参加诉讼权利的,公司可以依法提出再审。


公告送达是人民法院穷尽其他方式无法送达而采用的最后一种送达方式,也充分体现法律面前人人平等的精神,充分保障任何当事人一方在程序上得到公平对待。


所以笔者认为,在案件未经审判之前或者审判过程中双方的诉讼权利在程序上得到公平保障,是实体正义实现的基础和前提,但公司应避免因司法文书不能成功送达导致无法及时应诉的风险。

3

商事合同交易中送达不能的风险

(1)如果公司住所地变更后未告知合同相对人。在商事交易活动中,合同中约定的送达地址变更因未及时通知另一方,可能导致无法及时收到另一方的通知,而承担送达不能的法律后果。


(2)实践中,个别合同中约定交货条款为:“公司住所地交货”,在收货一方公司住所地发生变更后,因未及时通知相对方,导致无法及时收货,可能导致收货延迟的违约责任,甚至,造成对第三方的合同违约。


(3)又或者合同在履行中约定以其中一方住所地法院管辖,因原住所地址已经变更,但因为未及时在登记机关办理住所地变更登记,导致诉讼成本增加的风险。

4

公司董事作为公司的经营管理机构成员,如在执行职务时疏忽未及时办理住所地登记变更导致公司损失,可能承担赔偿责任

根据《公司法》第一百四十九条的规定:“第一百四十九条 董事、监事、高级管理人员执行公司职务时违反法律、行政法规或者公司章程的规定,给公司造成损失的,应当承担赔偿责任。”董事对公司负有忠实和勤勉义务,如公司住所地发生变更,未根据《市场主体登记管理条例》之规定及时在迁入地办理变更登记,导至公司出现以上任何一种风险并造成公司损失的,公司有权要求董事承担赔偿责任。


笔者提示:公司应当完善公司章程和内部管理制度体系,方可权责清晰,便于追溯。


四、住所地未经变更登记,善意相对人权利优先保护


根据《民法典》第六十五条规定:“法人的实际情况与登记的事项不一致的,不得对抗善意相对人。”公司住所地变更未经登记,导致实际住所地与登记的住所地不一致,根据商事外观主义原则,法律优先保护善意相对人。


民法典的规定,不仅仅指法人的住所地与实际住所地不一致,还包括比如股权转让,未及时办理股东变更,原股东将股权又转让给第三人的;法定代表人变更未办理登记,原法定代表人仍然以公司名义对签署商事交易合同等,第三人如果是善意的,其权利优先得到保护。


民法典的这一规定,以基本法统领的形式将所有登记事项与实际情况不一致的法律后果统一作出指引和安排,对市场主体登记事项及时变更有重要的指引功能。


提示:公司除了及时完成变更登记事项之外,重要的是内部管理需要建章立制,建立第二道防炎墙。


尾声

以上,是笔者仅根据公司住所地变更后未及时在迁入地办理变更登记的风险浅要分析和提示,笔者建议公司主要负责人应当在与公司经营必备记载事项变动时及时到迁入地的市场监督管理部门办理变更登记,同时,建立健全内部风险控制体系,保护公司的合法利益或期待利益,避免公司在经营中可能出现的法律风险。